Alla svenska aktiebolag måste enligt lag föra en aktiebok. Ändå ligger aktieboken i många bolag fortfarande i en pärm, en mall eller ett Excel-ark som senast uppdaterades vid förra nyemissionen. Här går vi igenom vad aktiebolagslagen kräver, vem som ansvarar för aktieboken och varför en digital aktiebok är det säkraste sättet att hålla ordning på ägandet.

Vad är en aktiebok?

En aktiebok är bolagets register över vem som äger aktierna i bolaget – och vem som har ägt dem tidigare. Skyldigheten att föra aktiebok följer av aktiebolagslagen (2005:551) kapitel 5 och gäller alla aktiebolag, oavsett storlek.

Vad ska en aktiebok innehålla?

För bolag som inte är avstämningsbolag – vilket är det vanliga för onoterade aktiebolag – ska aktieboken bland annat visa:

•    Aktieägarna: namn, person- eller organisationsnummer och adress.

•    Aktierna: aktienummer, antal och eventuellt aktieslag.

•    Historiken: när aktierna fördes in och tidigare ägare.

•    Förbehåll: om aktierna omfattas av till exempel hembuds-, förköps- eller samtyckesförbehåll, och om aktiebrev har utfärdats.

Aktieboken ska upprättas direkt när bolaget har registrerats och uppdateras varje gång ägandet förändras. Aktiebolagslagen tillåter att aktieboken förs digitalt, så länge innehållet är korrekt, spårbart och säkert förvarat. Faktum är att en digital aktiebok ofta är det säkraste valet – något vi återkommer till nedan.

Varför är aktieboken viktig?

Aktieboken avgör vem bolaget ska behandla som aktieägare. Det är den som styr vem som får rösta på bolagsstämman och vem som har rätt till utdelning. Aktieboken används också av många andra:

•    Revisorer och myndigheter, som ska kunna se vem som äger bolaget.

•    Banker och långivare, som vill veta vem som står bakom bolaget innan de beviljar kredit eller tar aktier som pant.

•    Investerare och köpare, som i en due diligence måste kunna lita på att ägarhistoriken är komplett.

•    Minoritetsägare, som är beroende av korrekta uppgifter för att kunna utöva sina rättigheter.

Aktieboken ska dessutom hållas tillgänglig för var och en som vill ta del av den (aktiebolagslagen 5 kap. 10 §).

Vem ansvarar för aktieboken?

Det är styrelsen som ansvarar för att aktieboken förs, hålls uppdaterad, bevaras och hålls tillgänglig. Den som uppsåtligen eller av grov oaktsamhet låter bli att föra aktiebok, eller att hålla den tillgänglig, kan dömas till böter eller fängelse i högst ett år (aktiebolagslagen 30 kap. 1 §). Styrelseledamöter kan även bli skadeståndsskyldiga om aktieägare eller andra lider skada.

De praktiska följderna märks också. En bristfällig aktiebok kan försena en nyemission eller ett företagsköp, pressa ner priset i en transaktion eller göra att tidigare ägare fortsätter att agera som aktieägare. I värsta fall kan bolagsstämman inte fatta giltiga beslut som kräver kvalificerad majoritet.

Fysiska eller digitala aktiebrev?

Ett aktiebolag kan utfärda aktiebrev – en pappershandling som visar att en namngiven person äger vissa aktier. Aktiebrevet undertecknas av styrelsen, och vid försäljning antecknas överlåtelsen på baksidan innan aktieboken uppdateras.

Fysiska aktiebrev har sina svagheter. Originalet måste förvaras säkert, och om det kommer bort krävs en formell dödningsprocess som kan ta över ett år innan ett nytt aktiebrev kan utfärdas. Papper gör också överlåtelser långsamma och äldre ägarbyten svåra att spåra. I dag hanterar de flesta svenska aktiebolag ägandet digitalt, och aktiebreven fungerar mer som historiska dokument.

Aktiebok i Excel eller mall – därför räcker det inte

En aktiebok i Excel eller en nedladdad aktieboksmall kan verka som en enkel och gratis lösning. Men i takt med att bolaget växer blir bristerna tydliga:

•    Felen växer. Manuell inmatning leder till fel, och ett fel tidigt i ägarhistoriken kan följa med genom hela aktieboken. Att rätta i efterhand tar tid.

•    Inget revisionsspår. Ett kalkylark visar inte vem som ändrade vad och när, och gamla versioner blir liggande i mejl och på olika datorer.

•    Svag säkerhet. Aktieboken innehåller personnummer och adresser. Ett Excel-ark som skickas runt via mejl är ett dåligt skydd för känsliga personuppgifter.

•    Mycket administration. Nyemissioner, aktiesplittar, optionsprogram och täta ägarbyten blir snabbt ett tungt manuellt arbete.

•    Ingen insyn för aktieägarna. Aktieägarna måste fråga bolaget för att se sitt eget innehav, i stället för att logga in och se aktuell information själva.

Digital aktiebok med Equro

Med Equro får svenska aktiebolag en digital aktiebok som uppfyller kraven i aktiebolagslagen – utan Excel-ark och pärmar. Aktieägarna får samtidigt en egen inloggning till Investor Web, där de alltid ser aktuell information om sitt innehav.

•    Alltid uppdaterad: ägarbyten, nyemissioner och splittar registreras digitalt och aktieboken uppdateras automatiskt.

•    Fullständigt revisionsspår: alla ändringar loggas med tidpunkt och vem som gjorde dem, så att ägarhistoriken alltid kan styrkas.

•    Säker inloggning med BankID: styrelse, revisor och aktieägare får tillgång med BankID, och känsliga uppgifter lagras säkert.

•    Insyn för aktieägarna: varje aktieägare kan se sitt innehav och sina dokument när som helst.

•    Redo för tillväxt: nyemissioner, options- och incitamentsprogram och investerardialog hanteras på samma plattform – och en due diligence går snabbare när aktieboken redan är i ordning.

Vanliga frågor om aktiebok

Måste alla aktiebolag ha en aktiebok?

Ja. Enligt aktiebolagslagen ska varje aktiebolag föra en aktiebok, oavsett storlek och antal ägare.

Får aktieboken föras digitalt?

Ja. Aktieboken får föras digitalt, så länge den uppfyller lagens krav på innehåll, spårbarhet och säker förvaring.

Vem får se aktieboken?

I bolag som inte är avstämningsbolag ska aktieboken hållas tillgänglig för var och en som vill ta del av den.

Vad händer om aktieboken saknas eller är fel?

Styrelsen riskerar böter eller fängelse i upp till ett år samt skadeståndsansvar. Dessutom kan transaktioner, nyemissioner och stämmobeslut försvåras.

Kom igång med en digital aktiebok

Aktieboken är bolagets viktigaste register över ägandet, och styrelsen ansvarar för att den är korrekt. En digital aktiebok tar bort risken för fel och borttappade dokument, sparar tid vid varje transaktion och ger aktieägare, revisorer och investerare trygghet.

Vill du flytta aktieboken ur Excel? Kontakta Equro så visar vi hur ditt bolag kommer igång med en digital aktiebok.